06 problématiques récurrentes au travail et comment s’en débarrasser

Le stress quotidien lié au travail au bureau avec une charge importante est un facteur commun chez beaucoup d’employées. Qu'il s'agisse de comptabilité, de ressources humaines, d'assurance ou de juridique, il y a toujours une partie de travail redondante et chargée qui vous donne mal à la tête.

Avec une solution GED / ECM , vous pouvez faire disparaître certains de ces maux de tête quotidiens au bureau et vous permettre de vous concentrer sur des taches plus importantes.  Nous allons vous aider à connaitre les différentes façons dont vous pouvez tirer profit d’une GED que vous ne connaissiez peut-être pas avant.

 

Des piles de papier encombrent votre bureau (ou ordinateur)

Vous avez un bac à document sur votre bureau intitulé «À faire», rempli de dossiers, formulaires, factures, et autres documents  qui doivent être traités ou archivés. C'est un travail simple à accomplir, mais qui prend du temps. Vous préfériez travailler sur des projets plus importants, mais prendre du retard sur la paperasse signifie que le bac commence à déborder. Ce n'est pas limité au papier physique. De nombreuses personnes ont également des dossiers remplis de documents sur leur ordinateur qui contiennent des centaines de fichiers non organisés et qui doivent être triés de manière conforme.

Il est temps de rationaliser ce travail chargé, et c'est possible avec un logiciel GED. Cependant, plutôt que de trier manuellement vos documents dans le système, passez à l'automatisation. Que vous gériez des documents physiques ou des fichiers numériques, Une GED est capable de rendre la tâche de classement exponentiellement plus rapide. Ceci est accompli grâce à l’OCR (reconnaissance de caractère) qui utilise des modèles de vos formulaires les plus courants pour collecter les données et les acheminer automatiquement vers le bon emplacement dans votre système de gestion de documents. L’OCR est compatible avec vos documents scannés et/ou digitaux, avec la capacité de traitement en masse.

 

Un client a besoin d'un vieux document

Un client (ou un collègue) demande un document spécifique, mais vous ne savez pas immédiatement où il se trouve. Il est maintenant temps de plonger dans les classeurs ou les boîtes d’archives. Pour autant que vous sachiez, il se peut que ce ne soit pas dans le classeur, ni dans la boite d’archive, mais sur le bureau de quelqu'un, ou mal classé dans un classeur aléatoire. C’est encore plus frustrant lorsque le document est un fichier numérique, mais que vous ne connaissez pas le nom du fichier, il est donc difficile de le rechercher et de le parcourir. C'est pourquoi un référentiel commun pour tous les documents est nécessaire.

Déposer des documents dans un logiciel GED signifie être en mesure de trouver rapidement vos fichiers, même si vous ne connaissez pas leur dénomination. Classer des documents avec des métadonnées vous permet d’être en mesure de trouver les informations que vous recherchez, et la recherche en texte intégral vous permet de trouver vos documents avec seulement quelques mots-clés qui font partis du contenu du document.

 

Processus de travail (workflow) trop longs

Est-ce que beaucoup de vos tâches sont retardées parce que vous attendez que les autres fassent leur partie ? Parfois, vous ne savez même pas qui vous attendez. Que vous attendiez une approbation ou que quelqu'un laisse des commentaires, des tâches simples peuvent devenir compliquer lorsqu'il y a une file de collaborateurs qui doivent être impliquées.

Une communication et un processus de travail (workflow) efficaces sont essentiels pour tout travail à effectuer, et l'ajout d'automatisation à l'équation peut complètement changer la façon dont les choses sont accomplies. Les outils de workflow intuitifs d’un logiciel GED peuvent acheminer les documents vers les bonnes personnes et les informer de la tâche à accomplir. Une GED vous donne également un aperçu de la façon dont vos processus de travail se déroulent, elle vous permettra de les analyser, de repérer les goulots d’étranglement et ainsi les améliorer pour plus d’efficacité.

 

Trop de tâches répétitives dans la journée

Si vous êtes en charge de la saisie ou du stockage de nouveaux documents, que ce soit pour de nouveaux employés, des clients ou des projets, il peut être frustrant et redondant de devoir recréer à chaque fois la même structure de dossiers avec tous les sous-dossiers et fichiers correspondants. Cependant, même si vous créez un modèle que vous pouvez copier et coller, un dossier de bureau normal ne comprend pas les politiques de sécurité et de conformité nécessaires à vos enregistrements.

Avec un logiciel GED , vous pouvez non seulement créer des modèles pour votre système de classement, mais ajouter les paramètres de sécurité nécessaires qui seront appliqués chaque fois que vous l’utiliserez. Vous pouvez également ajouter des fichiers et des formulaires communs qui seront copiés à chaque fois que le modèle est utilisé. Mieux encore, si vous devez apporter des modifications à la structure des dossiers, les modifications que vous apportez peuvent être appliquées à tous les dossiers qui utilisent ce modèle.

 

Préparation d'un audit avec des fichiers numériques

C'est un fait que les audits sont stressants. En fonction de l'organisme et des normes de conformité requises, les audits peuvent être assortis d'amendes lourdes et d'autres pénalités, il est donc dans l'intérêt de toute organisation de s'assurer que tous ses dossiers sont conformes aux normes. L'autre raison pour laquelle les audits sont si pénibles est qu'ils peuvent prendre beaucoup de temps. C'est le travail d'un auditeur de se plonger dans les archives d'une organisation pour examiner les dossiers et s'assurer que tout est comptabilisé et organisé selon des normes spécifiées.

Alors, comment fonctionnent les audits avec un logiciel GED ?

La GED permet de créer des comptes d'utilisateurs invités. Vous pouvez créer un compte spécial pour l'auditeur qui lui donne accès à tous les fichiers pertinents dont il a besoin, tout en gardant le reste des données en sécurité. Ainsi, plutôt que de leur donner la clé de votre bureau ou de mobiliser des collaborateurs, vous pouvez leur donner un nom d’utilisateur et un mot de passe à la place.

 

Besoin de transporter de la paperasse sur le terrain

Si votre travail implique que vous preniez la route et que vous travailliez sur le terrain, mais que vous ayez toujours besoin d'accéder à certains documents, vous pourriez vous retrouver à transporter une grande boîte de dossiers où que vous soyez.

Pour un accès efficace et sécurisé à vos documents partout où vous en avez besoin, un logiciel GED est indispensable.  Il vous sera accessible depuis n'importe quel appareil connecté à Internet, et sera protégé par une connexion sécurisée et un haut niveau de cryptage. Vous pouvez abandonner la boîte de papier et simplement prendre votre ordinateur portable ou votre tablette sur le terrain.

De plus, avec la fonctionnalité hors ligne, même en l’absence d’une connexion internet, il vous sera possible de donner à vos équipes sur le terrain la possibilité de récupérer, créer et mettre à jour des documents, de remplir des formulaires et de télécharger des photos lorsqu'ils sont hors ligne. Les modifications seront synchronisées dès qu’une connexion internet sera disponible.

 


Publier le 2021-01-06 13:36:33

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