Cas client : Laboratoire d’études maritimes (LEM) a choisi OnBase, Une assurance d’une bonne gestion de son important fond documentaire et une modernisation de ses méthodes de travail

Le Laboratoire d’Études Maritimes (LEM) d’Alger a choisi la solution « OnBase ».

L’expertise de « SG Software », la flexibilité et l’efficacité de la solution «OnBase » ont conquis l’ensemble des directions et départements de l’entreprise.

Présentation du client :

Le Laboratoire d’Études Maritimes, dont le siège social est à Alger, a été créé en 1979 et comprend également deux antennes situées à l’est et à l’ouest du pays.

Bureau d’Études d’ingénierie, il intervient dans toutes les activités liées aux infrastructures portuaires et maritimes (ingénierie, simulation en laboratoire, expertise, environnement, reconnaissance sous-marine, assistance à maitrise d’ouvrage) mais aussi dans le domaine hydraulique des barrages (reconnaissances et simulation en laboratoire).

Leader dans le domaine maritime à l’échelle nationale, il dispose d’outils numériques performants au service de ses clients de premier plan : ministères et entreprises publiques ou privées des secteurs de l’hydraulique, de l’industrie et de l’énergie, en Algérie ou à l’international.

Enjeux :

Le Laboratoire d’Études Maritimes est amené à gérer et conserver un important fonds documentaire, qui ne cesse par ailleurs de se développer et de s’enrichir. La recherche et l’exploitation des données s’étant complexifiées au fil des années, il était devenu indispensable de mettre à niveau son système d’information afin d’automatiser les pratiques et d’améliorer la communication au sein de ses structures. Il a ainsi été décidé dès 2017 de mettre initialement en place un outil de Gestion Électronique de Documents performant.

« L’expertise d’OnBase s’est avérée particulièrement convaincante dans sa capacité à concrétiser les besoins identifiés mais aussi par ses fonctionnalités de traçabilité, de sécurisation et de confidentialité des données traitées » précise Mlle Amel Khenien, Directrice des Technologies de l’Information de l’entreprise « LEM ».

Le choix OnBase – Problématiques et solutions :

« OnBase » a été sélectionné après étude de marché car cette solution était la plus à même de gérer non seulement les documents (GED) mais aussi les différents contenus de l’entreprise (ECM). Le Laboratoire d’Études Maritimes était à la recherche d’une solution flexible, offrant une gestion centralisée et efficace des documents, permettant d’améliorer les processus de l’entreprise et d’accélérer les prises de décision. « L’expertise d’OnBase s’est avérée particulièrement convaincante dans sa capacité à concrétiser les besoins identifiés mais aussi par ses fonctionnalités de traçabilité, de sécurisation et de confidentialité des données traitées » précise Mlle Amel Khenien, Directrice des Technologies de l’Information de l’entreprise « LEM ».

Un projet pilote intégrant le management de la qualité, le service documentation et le département Finances et Comptabilité a d’abord été élaboré. Il a permis de gagner en visibilité sur l’information et l’automatisation optimales des processus de gestion. La solution s’est ensuite progressivement déployée pour répondre aux besoins des différentes structures de l’entreprise telles que celle des ressources humaines et de la direction technique en passant par le service « bureau des marchés ».

Ainsi, plusieurs processus ont été automatisés au sein du « LEM », dont un workflow pour le traitement et suivi des courriers, des consultations et des appels d’offres, et d’autres pour la gestion interne des dossiers (facturations et demandes de documents internes).

Bénéfices et résultats :

Le LEM traite chaque jour plus de 60 dossiers et jusqu’à 100 documents, que la plateforme collaborative « OnBase » et son interface interactive gèrent avec facilité. La solution permet au quotidien d’économiser du temps à chaque étape du processus, qu’il s’agisse de chercher de l’information, de prendre une décision ou d’archiver des données.

En 30 mois, de la configuration du système jusqu’à la formation des utilisateurs, « OnBase » a contribué à améliorer significativement la collecte d’informations et la création de nouvelles connaissances organisationnelles. L’entreprise a également pu développer simultanément l’innovation technique et l’amélioration des processus de production en les automatisant avec les workflows. Les tableaux de bord offrent une visibilité totale des processus et permettent de suivre en temps réel leur évolution et des prises de décision rapides.

Et demain ?

De nouvelles passerelles avec les applications métiers vont encore être développées afin de gérer tous les documents et informations du « LEM » et tenter d’atteindre à terme l’objectif de « zéro papier inutile »


Publier le 2020-10-18 13:52:35

Autres articles