Maintenir une bonne communication et une consistance des processus dans un environnement de travail à distance

Le travail à distance est de plus en plus répandu dans notre monde hautement connecté et bouleversé par la covid 19 . Bien que ces types d'environnements de travail offrent de nombreux avantages, les entreprises doivent veiller à ce que les structures organisationnelles et la cohérence des processus métier soient maintenues.

Depuis l’apparition de la pandémie, de nombreuses entreprises ont été contraintes de se transformer, pratiquement du jour au lendemain, en passant au travail à domicile. Cela oblige les entreprises à jeter un regard direct sur les avantages et les inconvénients du maintien d'un travail à distance. Une fois la pandémie terminée et que nous commençons à retrouver la normalité, le personnel de nombreuses entreprises retournera au bureau. Cela dit, il est presque certain que davantage d'entreprises décideront de maintenir un niveau plus élevé de statut à distance en raison des avantages financiers et de la flexibilité qu'il offre. Lorsque les entreprises passent à ce modèle, la nécessité de maintenir des structures organisationnelles est cruciale.

Le problème de la distance:

L'un des plus gros inconvénients d'un environnement de travail à distance est la problématique de la communication. Le travail à distance nécessite une communication supplémentaire pour s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde. Les discussions dans les couloirs , les projections en salle de réunion et les visites rapides au bureau des collaborateurs ne sont pas possibles lorsque tout le monde est éloigné. Ce qui pouvait autrefois être accompli avec un regroupement rapide après le déjeuner peut maintenant nécessiter plusieurs appels téléphoniques et / ou e-mails. Les chaînes de mails peuvent rapidement devenir incontrôlables et la plus simple des communications peut se transformer en un échange sans fin. C'est là que la création de processus métier cohérents et automatisés peut contribuer à réduire la quantité de communication requise pour une tâche donnée, en particulier celles qui sont continuellement répétées.

Flux de travail (Workflow) automatisés :

L’utilisation d'une solution de gestion électronique de document permettant des flux de travail (workflow) automatisés, améliore considérablement l'efficacité et la répétition des opérations. Parce qu’il y a tant de tâches de bureau qui se répètent, elles peuvent être rendues beaucoup plus efficaces à l'aide de l'automatisation. Sans parler du fait que l'automatisation des processus améliore considérablement la précision et la cohérence. Par exemple, disons qu'un employé distant crée régulièrement des propositions qui doivent être examinées et approuvées par plusieurs membres de l'équipe, puis classées dans un emplacement de dossier approprié. Indépendamment du fait que le document soit papier ou numérique, ce type de scénario peut rapidement devenir incontrôlable lorsque plusieurs personnes donnent leur avis, ce qui entraîne différentes versions du document et une confusion quant à savoir si un consensus d'approbation a été atteint ou non. Les échanges de va-et-vient peuvent rapidement créer de la frustration. Avec un système de gestion électronique de documents, un circuit de validation digitale peut être créé pour permettre aux membres de l'équipe d'approuver ou de refuser le document et de mettre des commentaires via des notifications électroniques. Une fois que le consensus d'approbation a été atteint, le workflow pourrait alors acheminer automatiquement le document vers l'emplacement approprié, en le gardant nommé et classé selon des règles préalablement établies. Bien qu'il s'agisse d'un exemple simple, des workflow plus complexes peuvent être créés et personnalisés pour gérer des tâches plus compliquées pouvant inclure des éléments conditionnelles, des tâches et des rappels planifiés, une sécurité basée sur les rôles, etc.

Cohérence des politiques et des procédures d'entreprise:

Des politiques et procédures rigoureuses sont essentielles pour créer un environnement ordonné et efficace en entreprise. Cela est particulièrement vrai lorsqu'il s'agit d'environnements de travail à distance. Lorsque les politiques et procédures d’entreprise sont clairement énoncées et comprises par tous les employés, il y a moins de confusion, ce qui réduit la quantité de communication requise pour une tâche donnée. Cela étant dit, gérer les politiques et procédures et s'assurer que tout le monde est au courant et à bord avec les derniers changements peut être une opération compliquée, en particulier lorsque les employés travaillent à distance. C'est là qu'un système de gestion électronique des documents peut une fois de plus contribuer à simplifier ces processus. Beaucoup de temps et d'efforts sont économisés lorsque les politiques et les procédures sont gérées dans un emplacement centralisé et que le processus de notification des changements aux employés (ainsi que le suivi de la reconnaissance de ces changements) est automatisé. Au lieu d'envoyer des pièces jointes avec des mises à jour de politiques et de procédures et en espérant simplement que tout le monde lira et comprendra les modifications, les workflow automatisés peuvent envoyer des notifications lorsque des mises à jour sont effectuées. Les notifications peuvent inclure un lien pour consulter le document à partir d'un référentiel centralisé et exiger des destinataires qu'ils soumettent une confirmation qu'ils ont bien lu le document.

Conformité et réglementation:

Si des politiques et des procédures solides peuvent contribuer à améliorer l'efficacité de toute entreprise, les documents, registres légaux et processus notamment financiers régis par des exigences réglementaires doivent être correctement gérés pour éviter toute responsabilité et risque financiers. Les entreprises qui emploient des travailleurs à distance doivent faire très attention à ce que les pratiques de tenue de registres et les procédures réglementées soient respectées conformément à la loi, car la distance rend beaucoup plus difficile de s'assurer que ces tâches sont correctement gérées. Les workflow de documents électroniques vous permettent de définir la manière dont les enregistrements sont conservés et les processus sont suivis conformément aux règles, réglementations et normes telles que l’ ISO. Les étapes et actions enregistrées dans le système laissent une piste d'audit, fournissant un enregistrement que les tâches ont été exécutées conformément aux exigences.

Un travail à distance structurée:

L'idée de maintenir un environnement de travail à distance peut sembler simple à première vue. La flexibilité et la rentabilité qu'offre ce type de structure sont très attrayantes, surtout dans un monde hautement concurrentiel où chaque bénéfice compte. Cependant, si une entreprise ne maintient pas la structure organisationnelle et ignore l'importance de créer de la cohérence dans les processus quotidiens, des problèmes peuvent survenir et annuler les avantages du travail à distance. Le déploiement d'outils de gestion de processus tels que le workflow de documents électroniques aide les entreprises à maintenir la structure et à améliorer les processus grâce à l'automatisation, ce qui améliore en fin de compte la façon dont les gens communiquent et interagissent.
 


Publier le 2020-11-12 09:34:30

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