Meilleur délai de réponse, Sécurité et efficacité de ses process internes; Arab Leasing Corporation (ALC) témoigne au sujet de notre solution OnBase

Réduction du délai de réponse à ses clients, sécurité et meilleure visibilité de ses process internes, Arab Leasing Corporation témoigne de la mise en place de la solution OnBase.

Profil et enjeux:

Créée en 2001, Arab Leasing Corporation (ALC) est la première société de leasing/crédit bail à s’établir en Algérie.

Elle participe activement au développement des agents économiques algériens, petites et moyennes entreprises, en proposant de nouveaux outils de financement simples adaptés à leurs besoins et à leurs exigences.

Les activités d’ALC s’étendent au financement des équipements de secteurs aussi variés que la santé, les transports, les travaux publics, l’immobilier etc.

En 2011, ALC a lancé un grand chantier de refonte de son système d’information arrivé en fin de vie. Ce projet lourd devait permettre de choisir et acquérir une solution capable de répondre efficacement à deux problématiques urgentes:

  1. Réduire considérablement le délai de réponse lorsqu’un client présente un dossier de leasing/crédit bail et en interne,

  2. Créer les outils permettant une meilleure visibilité des process pour homogénéiser les méthodes de travail de chacun.

Le choix de la solution "OnBase":

Partant d’un existant qui arrivait en fin de vie et n’était plus adapté à ses nouvelles exigences, ALC se trouvait face à une alternative récurrente:

  • Continuer avec les mêmes outils en essayant tant bien que mal de les améliorer,

  • Abandonner un système vieillissant pour explorer de nouvelles solutions.

C’est cette seconde voie qui a été choisie. S’agissant d’un projet qui risque de prendre plus de temps et vu l’urgence de l’automatisation de certains process tels que la gestion et maîtrise des délais de prise en charge des dossiers clients, ALC a opté pour l’acquisition, dans un premier temps, d’un ECM.

Après une série de recherches comparatives, dont des solutions open-source, ALC a retenu OnBase après une procédure intense de consultations.

Les facteurs déterminants qui ont orienté le choix vers OnBase sont d’une part la pertinence de la présentation réalisée par le représentant local en Algérie, et suite à cette démonstration convaincante, l’assurance de limiter les risques par rapport à une solution open-source, en étant accompagné de façon professionnelle dans le déploiement d’une solution facilement intégrable, souple et très sécurisée.

Le déploiement:

Après avoir réorienté l’ancienne solution GED Workflow et mis fin à cette dernière, ALC a mis en place la solution OnBase avec une priorité : détecter les insuffisances et les goulots d’étranglement pour réduire au maximum le délai de réponse à ses clients.

Avant le déploiement d’OnBase, le client présentait un dossier et fournissait les documents à un analyste qui, une fois le dossier complet rédigeait un rapport, qui était ensuite soumis à un comité.

Les échanges pour compléter les informations et obtenir les validations nécessaires à la prise de décision s’effectuaient de façon décentralisée avec des déperditions en termes de rapidité, de sécurité et d’accessibilité, conduisant à des goulots d’étranglement difficilement identifiables.

Les bénéfices:

La mise en place de la solution OnBase a permis plusieurs types de gains immédiats :

  • Réduction du délai de réponse aux clients grâce à l’accès en temps réel aux documents par toutes les personnes ayant à intervenir sur le document recherché et ce, via un canal unique.

  • Efficacité dans les méthodes de travail, devenues les mêmes pour tous, permettant ainsi d’améliorer de façon déjà notable la satisfaction client.

  • Meilleure visibilité des process, facilitant la conduite du changement et la création de tableaux de bord de plus en plus performants à la grande satisfaction de la Direction Générale d’ALC.

  • Amélioration notable du système de stockage. Les documents physiques restent accessibles mais il n’y a plus aucune nécessité de consulter physiquement ces archives papier. Le dossier complet et son historique sont immédiatement consultables par toute personne devant y avoir accès.

  • Amélioration du système de numérisation qui permet désormais plus de traçabilité et plus d’autonomie.

Et demain ?

Le grand chantier de la refonte du système d’information, avec les désagréments que cela implique, incite désormais ALC à un déploiement pensé de façon pérenne, sans précipitation.

Aujourd’hui, ALC envisage d’étendre les capacités du système sur plusieurs chantiers dont le plus urgent à mettre en place est un module de reporting, puis un module d’analyse.


Publier le 2020-04-21 18:15:40

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