Passer d’une organisation documentaire papier à la gestion électronique des documents

Passer de la gestion de document papier à la gestion numérique ou électronique des documents peut être à la fois un énorme gain de temps et une économie de coûts pour toute organisation. Par exemple, vous pouvez rechercher des documents qui peuvent se trouver n'importe où dans votre bureau, ou même hors du bureau dans un dossier que quelqu'un a emporté à la maison - cela peut être n'importe où. L’alternative ? Un système de gestion électronique de documents (GED) qui vous permet d'enregistrer des fichiers de tout type dans un emplacement central et de les rendre disponibles à tout moment et où que vous soyez.

Le service client s'améliore et moins de temps est perdu. Lorsqu'ils sont stockés au même endroit, les documents requis peuvent être rappelés (dans leur format d'origine) rapidement et facilement, et vous pouvez également automatiser les processus de travail.

 

Où sont vos données et dans quel format sont-elles actuellement ?

Où vos documents papier sont-ils classés maintenant et comment peuvent-ils être converti en documents électroniques ? Il est probable qu'il soit perforé, mis dans des dossiers puis placé dans un classeur ou posé sur des étagères. Toutes sortes de documents papier arrivent dans l’entreprise depuis le monde extérieur et toutes sortes de documents sont créées en interne.

De nombreux documents sont déjà électroniques - attachés à des e-mails ou dans le corps des e-mails, ou créés dans d'autres logiciels tels qu'Excel, Word, etc. Le suivi et l'archivage de tous les documents relatifs à un client ou à un projet peuvent être un véritable défi.

 

L'amélioration des processus ?

Où sont les processus inefficaces dans l’entreprise ? Tous les processus manuels qui nécessitent une intervention humaine et le passage du papier d'une paire de mains à l'autre sont intrinsèquement inefficaces et prennent du temps. L'impression de tout type de document (e-mails, documents Excel, etc.) est également inefficace et potentiellement coûteuse. Il est nécessaire d'identifier les processus et d'examiner comment les choses pourraient être «mieux» faites.

 

Numérisez le papier et arrêtez d'en créer davantage

Les documents papier existants peuvent être numérisés et convertis en format électronique. Il y a deux choix : Stopper l’hémorragie et changer les méthodologies de travail à l'avenir, ou numériser tous les documents (passif et actif) . Cela peut sembler être une tâche importante, mais les documents peuvent être considérablement réduits et l'ensemble du processus peut être sous-traité à une entreprise de numérisation spécialisée.

Arrêtez l'impression et conservez les fichiers électroniques. Si le papier doit être imprimé, par exemple pour une réunion, scannez-le ensuite et enregistrez-le dans le système ou déchiquetez-le. Ne le classez pas!

 

Qui peut accéder aux fichiers électroniques?

Tous les documents ne seront pas accessibles à tous ; tout le monde n'a pas besoin de voir les comptes ou les relevés bancaires par exemple. De la même manière qu'un classeur peut être verrouillé pour empêcher tout accès non autorisé, les systèmes de gestion de documents permettent de définir des autorisations spécifiques pour restreindre ou autoriser les accès.

Même les clients pourront accéder à certains fichiers les concernant, grâce à un portail sécurisé, accessible avec un identifiant et un mot de passe utilisateur, à chaque fois qu'ils en ont besoin.

 

Intégrer vos applications

Le logiciel de gestion électronique de documents s'intègre facilement à TOUTES les applications métiers critiques. La possibilité d'envoyer n'importe quel document de n'importe quel format à partir des principaux outils utilisés dans l'entreprise est extrêmement utile, par exemple les boutons intégrés à Word, Excel et Outlook. D'autres documents de n'importe quel type devraient également pouvoir être sauvegardés, de sorte que le système de gestion de documents contienne tout.

 

Conclusion

Un système de gestion de documents est souvent négligé, mais dans le monde numérique en constante évolution et en changement permanant, il devient rapidement un outil essentiel pour consolider toutes les données.


Publier le 2020-12-28 10:15:55

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