La Gestion Electronique de Documents, initialement dédié aux grandes entreprises, devient aujourd'hui un besoin chez les PME, TPE, et collectivités locales qui ont besoin de mieux ranger, classer et retrouver leurs documents qui sont de plus en plus nombreux.

L’intérêt d’avoir une GED ?

Essentielle aux entreprises voulant mener une transformation digitale de leur organisation, une solution GED permet de rendre l’information disponible dans l’immédiat et par conséquent faciliter le travail quotidien des collaborateurs en utilisant un ensemble d’outils et méthodes informatisés pour créer, numériser, organiser, indexer, classer, rechercher, archiver et exploiter aisément les documents au sein de votre entreprise.

Une organisation des informations via une GED aura un apport non négligeable dans la bonne gestion de votre entreprise.

1. Efficacité :

Selon une Etude de l’IDC (International Data Corporation) , les employés d’une entreprise passent en moyenne 7h40 par semaine à "rechercher des informations sans les trouver" et à "reformater des données à partir de plusieurs sources".

Une autre Etude de l’AIM (Association Information et Management) estime le temps moyen passé à chercher une information papier ou numérique sans la trouver à 7h30 par semaine.

En Réunissant les documents de l’entreprise au sein d’une seule plateforme, La GED facilite le travail au quotidien et rend accessible tous les documents nécessaires au travail du collaborateur en quelques secondes, même en dehors de l’entreprise, et avec la dernière mise à jour.

2. Réduction des couts :

La mise en place d’une solution GED a certes un coût, mais il sera rapidement rentabilisé en prenant en compte le temps gagné par les employés qu’ils pourront mettre à profit afin de réaliser des actions à plus forte valeur ajoutée.

Au-delà de ce gain de temps inestimable dans le traitement de l’information au quotidien, l’utilisation de la GED permet de réduire considérablement l’utilisation du papier, l’entreprise gagnera de la place car cela réduira ces volumes d’archives physiques mais aussi des couts liés aux consommables tel que (l’encre, papier, toner, électricité…).

3. Collaboration et partage d’information :

L’un des points commun au sein de beaucoup d’entreprises est la multiplication des copies et versions de documents dans leurs différents services.

En stockant les documents sur une seule plateforme, plusieurs personnes peuvent travailler en même temps sur les mêmes documents, et les échanges entre les collaborateurs sont facilités.

4. La sécurité de vos informations :

Le papier est l’un des facteurs de risques des fuites d’informations au sein des entreprises, le stockage des donnés en format numérique sur une plateforme GED élimine le besoin d’imprimer et réduit donc considérablement le risque de fuite ou de perte d’informations

Elle offre par ailleurs un contrôle complet de l’accès à l’information puisque la consultation et modification ou toute action sur les des documents numériques sont limitées par des droits d’accès.

5. La mobilité :

Avec une GED vous pourrez accéder à toutes les informations de votre entreprise via votre smartphone, tablette ou ordinateur, au sein de votre siège et en dehors, et de manière sécurisée.

Les enjeux de la GED :

Tout au long de son activité, une entreprise acquiert et produit un grand nombre de documents.

La gestion et la conservation de ces derniers deviennent essentielles et répondent à plusieurs enjeux :

• Juridique et légal : tel que les titres de propriétés ou les contrats
• Patrimoniaux : les documents relatifs à l’histoire et activité de l’entreprise
• Stratégiques

La GED permettra par exemple de fournir rapidement certains documents nécessaires pendant un contrôle fiscal ou administratif, un audit ou une action juridique. Par ailleurs, elle sera aussi très utile dans le redémarrage des activités, notamment après un incident tel qu’un incendie ou une inondation.