L'importance d'une solution GED dans la conformité ISO-9001

Beaucoup d'entreprises sont certifiées ISO-9001 qui est la norme mondiale pour le maintien d'un système de gestion de la qualité (SMQ). Les logiciels de contrôle des documents aident les organisations à respecter ces normes avec plus de facilité et d'efficacité.

La gestion de la documentation pour la conformité ISO-9001 n'est pas une mince affaire. Au tout début de la norme ISO-9001, le contrôle des documents était effectué avec une machine à écrire et un classeur à trois anneaux. Aujourd'hui, la plupart des documents ISO sont gérés électroniquement sur un dossier de partage réseau. C'est infiniment mieux qu'un processus papier, mais il existe trois limitations majeures à l'utilisation de dossier de partage réseau pour gérer des documents ISO :

  • Gestion des versions : Un dossier de partage réseau ne peut pas vous dire quelle version d'un document est la plus récente et ne parvient pas à suivre les modifications apportées à un document au fil du temps.
  • Automatisation du flux de travail (workflow) : Les dossiers de partage réseau stockent simplement vos fichiers. Il n'y a pas d'intelligence intégrée pour acheminer automatiquement les documents, les marquer comme approuvés et les mettre à la disposition des utilisateurs appropriés.
  • Pistes d'audit : Pour la conformité ISO-9001, il est important de savoir qui a modifié et/ou accédé aux fichiers et les actions entreprises sur les fichiers tout au long de leur cycle de vie. Les dossiers de partage réseau ne disposent pas de ces fonctionnalités.

C'est là qu'intervient le logiciel de gestion des documents (GED). La gestion des documents résout ces problèmes en renforçant la cohérence et la responsabilité dans tous les documents du système. Il rationalise les processus et permet de garantir que seuls les utilisateurs autorisés peuvent créer, modifier, réviser et approuver les documents contrôlés.

L'importance des solutions de gestion électronique de document

Pour devenir certifié ISO-9001, une organisation doit démontrer à un auditeur indépendant les capacités de ses processus et prouver l'efficacité de son système de management de la qualité. La solution de gestion électronique des documents aide à atteindre cet objectif avec les éléments suivants :

  • Gestion des droits d’accès: Il est important de contrôler qui peut accéder aux documents du système et y apporter des modifications. Avec la gestion des droit d’accès, les utilisateurs (individuellement ou en groupes) reçoivent les privilèges appropriés pour l'accès aux fichiers et les capacités de modification. Par exemple, des rôles peuvent être créés pour les utilisateurs qui doivent apporter des modifications à un document, tandis que d'autres utilisateurs ont la possibilité d'approuver ou simplement d'afficher ce document. Cela peut être appliqué non seulement à des documents individuels, mais également à des structures de dossiers entières.
  • Sécurité:  La sécurité est vitale dans tout système, et cela est particulièrement vrai pour les systèmes qui maintiennent la conformité ISO-9001. La GED aidera à garantir que seuls les utilisateurs appropriés peuvent accéder, modifier, ajouter et supprimer des fichiers du système. Il vous permet également de déterminer quels utilisateurs ont accédé et modifié des fichiers dans le passé.
  • Gestion des modèles: La modification des modèles de document peut être gênante, car il est difficile de s'assurer que tous les utilisateurs appliquent la dernière version du modèle. Les solutions de gestion de documents peuvent résoudre ce problème en appliquant automatiquement la dernière version d'un modèle aux documents appropriés.
  • Contrôle de version et maitrise des modifications: Il est important de pouvoir suivre les modifications apportées à un document au fil du temps. Le contrôle de version dans la solution GED crée automatiquement de nouvelles versions d'un fichier à chaque fois que des modifications sont apportées. Cela fournit un historique complet du document et permet aux utilisateurs de revenir à la version précédente si nécessaire.
  • Piste d'audit: Pour la conformité ISO-9001, il est important de conserver un enregistrement complet des changements et des actions qui ont lieu sur un fichier. La solution GED maintient un journal détaillé pour chaque document et suit tous les événements qui se sont produits.
  • Workflow documentaire automatisés: La conformité ISO-9001 peut être lourde et sujette à des erreurs si elle est effectuée manuellement sur un serveur de fichiers partagé. La solution GED avec workflow automatisé améliore considérablement l'efficacité et garantit que chaque étape circuit d’un document est exécutée dans le bon ordre par les utilisateurs autorisés. Par exemple un workflow d’approbations garantira que toutes les personnes concernées recevront le document via un circuit de validation avec envoi automatique des notifications aux utilisateurs une fois le document approuvé.
  • Lecture requise: Lorsque des fichiers importants sont mis à jour ou créer, tels que les politiques de l’entreprise et les procédures, il peut être difficile de s'assurer que tout le monde est informé de ces changements. Une GED envoie des notifications aux utilisateurs appropriés pour les informer des modifications et mise à jour.
  • Recherche et accès rapide à l’information: Avec autant de dossiers et de fichiers enregistrés, trouver rapidement le document dont vous avez besoin peut prendre du temps dans un environnement de serveur partagé manuel. Une solution GED avec des capacités de recherche intégrées peut réduire considérablement le temps nécessaire à la recherche de documents.
  • Reporting: Le logiciel de contrôle des documents avec des capacités de reporting fournit aux utilisateurs autorisés un aperçu rapide des documents contenus dans le système et de la manière dont ils sont consultés et utilisés. Cela fournit un niveau élevé de compréhension du fonctionnement du système et donne un aperçu des améliorations qui peuvent être apportées.

Que rechercher dans un système logiciel de gestion des documents pour la conformité ISO-9001

Voici quelques questions basiques à poser lors de la sélection d’une solution de gestion électronique de document :

  • Est-il facile de rechercher des documents et de naviguer dans la solution ?
  • Est-il facile d'importer des fichiers (papier et électroniques) dans la solution et de les organiser de manière optimale ?
  • Le système prend-il en charge tous les types de documents requis tels que les fichiers PDF, les documents Office, et les divers types de fichiers image ?
  • Le logiciel prend-il en charge les tâches de contrôle de documents telles que l'extraction de fichiers, le contrôle de version, l'automatisation du flux documentaire, les outils de reporting et les signatures électroniques ?

Conclusion

Une solution de gestion électronique de document définit les bases d'un programme qualité ISO-9001 réussi. La possibilité d'accéder et de gérer rapidement des documents numériques situés dans un emplacement centralisé et sécurisé offre un grand avantage pour garantir la cohérence et la responsabilité.

Bien que la sélection de la bonne solution de gestion de documents puisse être une tâche difficile, c'est une partie importante de la création d'un système efficace de gestion de la qualité conforme à la norme ISO-9001.


Publier le 2020-11-04 13:20:16

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