La GED et la gestion des procédures RH

Depuis quelques années, la transformation digitale est décrite comme l’enjeu prioritaire des organisations et le secteur des ressources humaines demeure très certainement, une des fonctions à optimiser en priorité. Les DRH étant sans cesse priées de réinventer leurs activités, leurs processus et jusqu’à la fonction de DRH elle-même

La mise en place d’une solution de gestion électronique de document (GED) devient, dans ce contexte, une nécessité, car elle aiderait à automatiser leurs tâches manuelles et leurs processus métier, afin de gagner en agilité et en productivité, pour se concentrer sur des tâches à haute valeur ajoutée.

Quelques chiffres sur le quotidien des RH :

Génératrice et manipulatrice de nombreux documents (Impressions, photocopies de bulletins de paie, contrats de travail, bilans, demande de congés, …), la gestion administrative « papier » du quotidien est une activité chronophage, source de coûts et de perte de productivité élevés.

Selon l’ADEME, un salarié consomme en moyenne 70 à 85 kg de papier par an et les RH font partie du top 3 des services consommateurs de papier dans l’entreprise.

Et d’après une étude faite par notre éditeur « OpenBee » :

Un collaborateur RH passe 50% de son temps à traiter de l’information et à répondre aux questions.

70% des employés sont plus susceptibles de rester dans leur entreprise pendant au moins 3 ans s'ils ont fait l'expérience d'un excellent accueil à leur arrivée dans l’entreprise.

30% des nouveaux embauchés quittent leur emploi après les 6 premiers mois s'ils vivent une mauvaise intégration.

 

Simplifiez la gestion de vos processus RH au quotidien !

Information des collaborateurs : partagez toute l’information RH importante à partir d'un portail intranet centralisé, afin que tout le monde ait facilement accès à la dernière version d'un document, en tout lieu et à tout moment.

Recrutement de talent : conservez de manière organisée tous les CV reçus et créez un « vivier de candidats » pour vos futurs recrutements. Communiquez en temps réel les profils de candidats aux responsables de services via un circuit de validation. Conservez les comptes rendus d’entretien d’embauche avec les formulaires électroniques

Intégration des nouveaux collaborateurs : préparez efficacement l’arrivée de vos nouveaux salariés en affectant dynamiquement des tâches aux différents services (informatique, administratif, communication interne…).

Conservation des documents RH à vocation probatoire : centralisez et classez de manière organisée l’ensemble des documents relatifs à vos collaborateurs au sein d’un coffre-fort électronique certifié AFNOR

Fluidification des process administratifs : bénéficiez des formulaires électroniques et des workflows pour optimiser la gestion des documents type feuille de temps, demande de congés, note de frais…

Les bénéfices directs liés à l’utilisation d’une solution GED :

  • Eliminez les formulaires papiers et fichiers excel  
  • Éliminez les rangées de classeurs et les coûts associés à la conservation des dossiers des employés
  • Bénéficiez d’un stockage sécurisé pour toutes vos informations sensibles, protégez-vous efficacement des pertes et des sinistres.
  • Renforcez votre conformité au RGPD (Régulation générale de protection des données)
  • Modernisez votre communication avec vos salariés et créez une image dynamique de votre entreprise
  • Diminuez sensiblement le temps passé à réaliser des tâches chronophages (recherche de documents, relance, classement…)

Les bénéfices illustrés en chiffres :

100% de transparence et de contrôle des documents du personnel

80 % de paperasse en moins liée à la gestion des ressources humaines

69% des employés, managers et équipes éprouvent une meilleure expérience utilisateurs

50% de temps en moins passé à traiter l’information et répondre aux questions

 


Publier le 2020-06-30 15:19:54

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