Les conséquences d’une mauvaise gestion documentaire

La gestion des documents est une procédure souvent négligée et sous-estimée dans de nombreuses entreprises. Beaucoup de PME et GE n’utilisent pas de solution de GED (Gestion électronique de document), du fait d’un investissement financier conséquent.

Si un processus de gestion documentaire solide et bien pensé peut rendre les organisations efficientes et efficaces, une mauvaise gestion peut entraîner des espaces de travail désordonnés et incompréhensibles, des employés irritables et la perte d'informations.

Symptômes d'une mauvaise gestion des documents de l’entreprise :

Ci-dessous quelques symptômes qui sont des signaux sur la nécessité pour votre entreprise d’effectuer un changement et d’intensifier ses efforts en gestion documentaire :

  • Le stockage de la paperasse occupe trop d'espace de bureau.
  • Le partage et la diffusion de fichiers sont compliqués.
  • Les documents sont mal classés et prennent beaucoup de temps à être trouvé ou  récupérer.
  • La relecture de plusieurs versions d’un même document pour retrouver la bonne.
  • Être dépassé par la quantité croissante d’informations à gérer.
  • Absence de procédure de conservation et de destruction des documents.

 

Conséquences d'une mauvaise gestion des documents de l’entreprise :

Au fil du temps, une mauvaise gestion des enregistrements peut entraîner de lourdes conséquences.

 1 - Une perte de temps non négligeables pour les salariés :

La première conséquence d’une mauvaise gestion documentaire est la perte de temps pour chercher ou retrouver un document. Cela peut s’expliquer de plusieurs manières :

La suppression d’un document par erreur : il arrive souvent qu’un document soit supprimé par erreur suite à une mauvaise manipulation de la part d’un collaborateur.

La perte d’un document : beaucoup de documents sont enregistrés avec un nom erroné, dans le mauvais répertoire ou ne sont tout simplement pas classé et deviennent très difficiles à retrouver.

Cela engendre une perte de temps conséquente dans la recherche ou la réédition d’un document, Selon une étude de l’IDC (International Data Corporation) , les employés d’une entreprise passent en moyenne 7h40 par semaine à "rechercher des informations sans les trouver" et à "reformater des données à partir de plusieurs sources".

2- Un coût financier important :

Autre conséquence d’une mauvaise gestion de vos documents d’entreprise, la perte financière.

Prenons pour exemple une PME 20 salariés qui passent 60 minutes par jour à chercher un document. En croisant ce chiffre avec le coût horaire d’un salarié équivalant à environ 170 Da (pour un salaire de 30.000DA/Mois) , on obtient une perte de 897 600 Da à l’année pour cette PME. Un coût très conséquent pour une petite structure uniquement pour la recherche de documents.

3 -Une sécurité non contrôlée :

La plupart du temps, les documents sont enregistrés sur le poste de travail du collaborateur ou sur le réseau local de l’entreprise. L’accès aux documents n’est donc pas sécurisé et la protection des informations qui y sont contenues n’est pas assurée. Il s’agit d’une grande exposition à tous types de menaces, qu’il s’agisse de cyberattaque ou malveillance de la part d’un salarié.

Bien organiser sa gestion documentaire :

Une solution de Gestion Electronique de Documents (GED) permet de solutionner ces problématiques. Même si l’investissement est important pour une PME, ce type de solution est nettement plus rentable sur le long terme, tant au niveau du gain de temps que des économies.

De plus, les solutions de GED sont aujourd’hui la plupart du temps vendues en mode SaaS. C’est-à-dire qu’elles s’adaptent à la structure de votre entreprise.

Une solution GED est en mesure de gérer l’ensemble des documents d’une entreprise, peu importe le  métier (Achats, finances, ressources Humaines, commerciales…) et d’évoluer au même rythme que l’organisation. L’ensemble de vos documents est centralisé en un seul point et disponible à chaque instant, et même à distance.


Publier le 2021-05-26 11:28:56

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